Beschlussvorlage - 12/SVV/0511

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

1.)    Rahmenrichtlinie über die Förderung Dritter durch Unternehmen und Beteiligungen der Landeshauptstadt Potsdam (Richtlinie zum aktiven Sponsoring - gemäß Anlage)

2.)    Rahmenrichtlinie über die Förderung von Unternehmen und Beteiligungen der Landeshauptstadt Potsdam durch Dritte (Richtlinie zum passiven Sponsoring - gemäß Anlage)

3.)    Rahmenrichtlinie über einheitliche (Mindest-)Standards für Compliance-Programme in den Unternehmen und Beteiligungen der Landeshauptstadt Potsdam (Compliance-Richtlinie - gemäß Anlage)

Berechnungstabelle Demografieprüfung:

I. Stand der Umsetzung der Empfehlungen der Transparenzkommission

In der Sitzung des Hauptausschusses am 08.02.2012 stellte der Bereich Beteiligungsmanagement den Zeitplan für die zuvor nach Prioritäten geordneten Maßnahmen zur Umsetzung der Empfehlungen der Transparenzkommission vor. Mit der Mitteilungsvorlage DS Nr. 12/SVV/0414 für die Sitzung der Stadtverordnetenversammlung am 06.06.2012 wurden die Stadtverordneten über den Zwischenstand informiert.

Mit dieser Beschlussvorlage sollen nun die Empfehlungen der Transparenzkommission zum Erlass einer Richtlinie betreffend das „aktive“ Sponsoring sowie einer Richtlinie betreffend das „passive“ Sponsoring und zum Erlass einer Compliance-Richtlinie umgesetzt werden. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die mit der Priorität 1 versehen wurden.

Eine Beschlussvorlage zu den Muster-Gesellschaftsverträgen für unmittelbare und mittelbare Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam - ebenfalls Priorität 1 - wird der Stadtverordnetenversammlung in der September-Sitzung vorgelegt. Sobald die Muster-Gesellschaftsverträge gemäß den Intentionen der Transparenzkommission und unter Berücksichtigung der neuen Regelungen der Brandenburgischen Kommunalverfassung (BbgKVerf) durch die Stadtverordnetenversammlung beschlossen werden, sollen sämtliche Gesellschaftsverträge dahin gehend ausgerichtet, überarbeitet und daran anschließend der Stadtverordnetenversammlung insgesamt zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

Im nächsten Schritt werden die Änderungen bzw. Ergänzungen im Public Corporate Governance Kodex der Landeshauptstadt Potsdam - Priorität 2 - vorgenommen.

Darüber hinaus wird der Bereich Beteiligungsmanagement zeitnah Vorschläge für eine Satzung über die Festsetzung der angemessenen Höhe der Aufwandsentschädigung für eine Tätigkeit als Vertreter/Vertreterin der Landeshauptstadt Potsdam in Unternehmen gemäß § 97 Abs. 8 BbgKVerf sowie eine Leitlinie zur Vergütung von Mitgliedern der Überwachungsorgane städtischer Unternehmen bzw. Beteiligungen vorlegen.

Die Empfehlungen der Transparenzkommission wurden aufgegriffen und wurden bzw. werden mit Maßnahmen untersetzt.

Anzumerken ist, dass - wie bereits in der o. g. Mitteilungsvorlage DS Nr. 12/SVV/0414 dargestellt - im Rahmen der Erstellung der anliegenden Richtlinienentwürfe zum aktiven und passiven Sponsoring und zur Compliance-Thematik die städtischen Unternehmen, die externe Ombudsfrau gegen Korruption in der Landeshauptstadt Potsdam, das Ministerium des Innern des Landes Brandenburg (Kommunalaufsicht), der Bereich Recht und der Geschäftsbereich Bildung, Kultur und Sport der Landeshauptstadt Potsdam in den Erarbeitungsprozess mit einbezogen wurden. Darüber hinaus wurde auch der Stadtsportbund am Verfahren zur Erstellung der Sponsoringrichtlinien beteiligt.

Die Stellungnahmen aller Verfahrensbeteiligten wurden ausgewertet und - soweit die gegebenen Hinweise geeignet und mit den Empfehlungen der Transparenzkommission vereinbar und praktikabel waren - diese in die Richtlinienentwürfe eingearbeitet.

II. Sponsoringrichtlinien

Allgemeines

Zur Erledigung von Aufgaben der örtlichen Gemeinschaft betätigt sich die Landeshauptstadt Potsdam wirtschaftlich in vielfältiger Weise und verfügt über ein umfassendes Beteiligungsportfolio.

Ihre wirtschaftliche Betätigung entfaltet die Landeshauptstadt Potsdam vor allem in Bereichen, welche für die städtische Entwicklung und die Daseinsvorsorge unerlässlich sind.

Aufgrund der besonderen Bedeutung kommunaler Unternehmen für die örtliche Gemeinschaft bedarf daher die Förderung von Dritten durch Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam ebenso wie die Förderung von Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam durch Dritte klarer, nachvollziehbarer und verbindlicher Regelungsrahmen in Form von entsprechenden Richtlinien.

Diese Richtlinien sollen für die unmittelbaren und mittelbaren Unternehmen sowie mittelbaren und unmittelbaren Beteiligungen der Landeshauptstadt Potsdam an Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit in Form des privaten Rechts (im Folgenden städtische/ kommunale Unternehmen genannt) gelten.

Die in den anliegenden Richtlinienentwürfen enthaltene Begriffsdefinition „Sponsoring“ folgt dem im Schlussbericht der Transparenzkommission aufgezeigten Begriffsverständnis. Es werden zudem Abgrenzungen zu anderen Förderbegriffen, wie z. B. Spenden, Werbung etc. vorgenommen.

Des Weiteren ist die Einbindung der jeweiligen Unternehmensorgane bei Sponsoringleistungen sowie die Berichterstattung/ Offenlegung in den Richtlinienentwürfen dargestellt.

a) Richtlinie zum aktiven Sponsoring

Die Förderung Dritter durch städtische Unternehmen wird häufig als „aktives“ Sponsoring bezeichnet.

Die Richtlinie zum aktiven Sponsoring hat zum Ziel, einheitliche Standards bei Mittelvergaben im Rahmen von Sponsoring, Spenden und ähnlichen Zuwendungen von kommunalen Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam an Dritte vorzugeben, welche dann in den kommunalen Unternehmen in entsprechenden Unternehmensrichtlinien zu verankern und umzusetzen sind.

Ein weiteres Ziel dieser Richtlinie ist die Herstellung eines größtmöglichen Maßes an Transparenz jeglicher Förderungen. Der anliegende Richtlinienentwurf beinhaltet daher die Grundsätze der Förderungen Dritter durch städtische Unternehmen; so werden u.a. die Förderkriterien und auch die Verfahrensgrundsätze bei der Vergabe von Sponsoringleistungen klar definiert. Der Entwurf zeigt auch auf, dass die Förderung Dritter nur städtischen Unternehmen gestattet ist, die über einen Aufsichtsrat verfügen und zumindest spartenweise im Wettbewerb stehen. Sponsoringleistungen städtischer Unternehmen an Dritte sind grundsätzlich befristet und nicht auf Dauer angelegt. Es gibt keinen Rechtsanspruch auf Förderung.

Die Transparenzkommission vertrat gemäß ihrem Schlussbericht das grundsätzliche Verständnis, dass es der von den Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam verfolgte öffentliche Zweck ermöglicht, nach sachlichen Kriterien im Unternehmensinteresse Mittel, insbesondere für soziale, umweltpolitische, wissenschaftliche und/oder kulturelle Zwecke einzusetzen, sofern die eingesetzten Mittel im Verhältnis zur finanziellen Situation des Unternehmens angemessen sind. Der Katalog der vorgenannten Zwecke hat keinen abschließenden Charakter. Ferner beinhaltet die Begriffsdefinition „Sponsoring“, welche die Transparenzkommission als Begriffsverständnis ihren Richtlinienvorschlägen zugrunde legte, auch den Bereich Sport.

Aufgrund dessen ist die Förderung Dritter durch städtische Unternehmen im Bereich des Sports im anliegenden Richtlinienentwurf nicht ausgeschlossen worden.

Die jährlichen Gesamtbudgets von Sponsoringleistungen werden gemäß den Gesellschaftsverträgen der städtischen Unternehmen im Rahmen der jährlichen Wirtschaftspläne der Gesellschaften bereits jetzt vom jeweiligen Aufsichtsrat beraten und abschließend von der Gesellschafterversammlung des einzelnen Unternehmens genehmigt.

Die Transparenzkommission schlug vor, dass bei Förderungen von Dritten durch städtische Unternehmen oberhalb einer Wertgrenze von 2.000 € die Überwachungsorgane auch in die Entscheidung über die einzelnen Maßnahmen einzubinden sind.

Bei der Auswertung der Hinweise der im Rahmen der Erstellung des Richtlinienentwurfes Beteiligten hat sich gezeigt, dass die vorgenannte Wertgrenze von 2.000 € für eine Einzelmaßnahme aufgrund der jeweiligen jährlichen Sitzungsfrequenzen der Aufsichtsräte städtischer Unternehmen nicht praktikabel ist.

Es wird nunmehr vorgeschlagen, dass sich der Aufsichtsrat mit dem Gesamtbudget befassen muss, Für die einzelnen Sponsoringmaßnahmen ist die Geschäftsführung innerhalb des genehmigten Gesamtbudgets verantwortlich. Die Umsetzung der Maßnahmen ist gegenüber dem Aufsichtsrat darzulegen.

Zur effizienten und einheitlichen Ausgestaltung des Bewerbungsverfahrens zur Erlangung von Förderleistungen städtischer Unternehmen ist dem Richtlinienentwurf ein Formblatt „Antrag auf Gewährung einer Förderung - Sponsoring/ Spende“ beigefügt. Die Bewerber/Bewerberinnen erhalten mit dieser Handreichung eine genaue Übersicht über die erforderlichen Angaben zur Erlangung der Förderung. Den, mit der Entscheidung zur Förderung von Dritten befassten, Unternehmensorganen wird durch die strukturierten Angaben die Entscheidungsfindung erleichtert.

Um die Berichterstattung der Sponsoringleistungen gegenüber der Landeshauptstadt Potsdam transparent zu gestalten, ist dem Richtlinienentwurf auch ein Formular zur Berichterstattung beigefügt.

b) Richtlinie zum passiven Sponsoring

Die Förderung städtischer Unternehmen durch Dritte wird häufig als „passives“ Sponsoring bezeichnet und umfasst neben Sponsoringleistungen, auch Spenden und mäzenatische Schenkungen Dritter an städtische Unternehmen.

Unter dem Begriff der Förderung von kommunalen Unternehmen durch Dritte sind jedoch nicht die Zuwendungen der öffentlichen Hand gemäß zuwendungsrechtlicher Bestimmungen zu verstehen. Für sie gelten bereits eigene Regelungen.

Die Richtlinie zum passiven Sponsoring hat zum Ziel, einheitliche Standards bei Mittelannahmen durch kommunale Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam im Rahmen von Sponsoring, Spenden und ähnlichen Zuwendungen vorzugeben, welche dann in den kommunalen Unternehmen in entsprechenden Unternehmensrichtlinien bzw. -leitlinien zu verankern und umzusetzen sind.

Weiteres Ziel dieser Richtlinie ist die Herstellung eines größtmöglichen Maßes an Transparenz, ohne den Zufluss von unbedingt erwünschten Zuwendungen zu verhindern.

Die erfolgreiche Akquise von Drittmitteln, insbesondere von Sponsoringmitteln, ist für kommunale Unternehmen speziell in den Bereichen Kultur, Bildung, Gesundheit und Soziales ein wichtiger Bestandteil der Finanzierung.

Die durchaus erwünschten Zuwendungen von Bürgern/Bürgerinnen und Unternehmen an vor allem im kulturellen und sozialen Bereich tätige städtische Unternehmen tragen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit dieser Unternehmen bei; sie dürfen jedoch nicht das Handeln städtischer Unternehmen lenken oder beeinflussen.

Der anliegende Richtlinienentwurf beinhaltet daher die Grundsätze, welche bei der Förderung städtischer Unternehmen durch Dritte vor der Annahme dieser Mittel bzw. Leistungen von den städtischen Unternehmen unbedingt zu beachten sind.

Des Weiteren wird die jährliche Berichterstattung der städtischen Unternehmen, welche Förderungen von Dritten erhalten, gegenüber ihrem jeweiligen Aufsichtsorgan mittels detaillierter Berichterstattung geregelt. Soweit für das jeweilige städtische Unternehmen kein Aufsichtsorgan gebildet wurde, hat diese Berichterstattung gegenüber der Gesellschafterversammlung zu erfolgen.

Damit soll sichergestellt werden, dass die notwendige Transparenz beim Erhalt von Förderungen gewährleistet wird, jedoch die erfolgreiche Zusammenarbeit dieser städtischen Unternehmen mit Sponsoren, welche auf Geheimhaltung bestehen, nicht gefährdet wird.

Mit dieser Form der Offenlegung von Förderungen städtischer Unternehmen durch Dritte gegenüber den zuständigen Gesellschaftsorganen knüpft der Richtlinienentwurf an die Empfehlungen der Transparenzkommission an.

Die Richtlinienentwürfe zum aktiven und passiven Sponsoring sind als Anlagen 1 und 2 dieser Beschlussvorlage beigefügt.

III. Compliance-Richtlinie

Dem anliegenden Richtlinienentwurf liegt ein weites Verständnis für den Begriff „Compliance“ zu Grunde.

Die Compliance-Richtlinie hat zum Ziel, einheitliche und verbindliche (Mindest-)Standards für Compliance-Programme in allen städtischen Unternehmen vorzugeben. Die in den städtischen Unternehmen zu implementierenden Compliance-Programme sollen neben der Vermeidung (präventive Wirkung) auch die Früherkennung und Ahndung von Regelverstößen gewährleisten.

Das Compliance-Programm soll zweistufig aufgebaut sein. Gemeinsame Grundlage für alle städtischen Unternehmen sind die in dem Richtlinienentwurf formulierten (Mindest-)Standards. Die (Mindest-)Standards sind von den städtischen Unternehmen umzusetzen und um unternehmensspezifische Regelungen zu erweitern, die den jeweiligen Risikolagen Rechnung tragen.

Die einheitlichen und verbindlichen (Mindest-)Standards umfassen:

·         Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Compliance

·         Benennung einer/eines Compliance-Beauftragten in den städtischen Holdinggesellschaften PRO POTSDAM GmbH, Stadtwerke Potsdam GmbH und Klinikum Ernst von Bergmann gemeinnützige GmbH

·         Erstellung eines Compliance-Regelwerks

·         Einrichtung eines Hinweisgebersystems (Meldesystems)

·         klare Berichtspflichten

·         konsequente und transparente Ahndung von Regelverstößen

·         Compliance-Schulung der Mitarbeiter

·         regelmäßige Überprüfung und Evaluierung des Compliance-Systems

·         Verpflichtung der Geschäftspartner zur Compliance.

Die „kleineren“ städtischen Unternehmen baten darum, die unterschiedlichen Unternehmensgrößen, Unternehmensgegenstände und zur Verfügung stehenden Mittel bei der Ausgestaltung der Richtlinie zu berücksichtigen. Die Vorgabe eine/einen Compliance-Beauftragte/n zu benennen soll daher ausschließlich für die städtischen Holdinggesellschaften PRO POTSDAM GmbH, Stadtwerke Potsdam GmbH und Klinikum Ernst von Bergmann gemeinnützige GmbH gelten. In den anderen städtischen Unternehmen ist auf eine der jeweiligen Unternehmensstruktur angemessene Compliance-Organisation hinzuwirken. Die weiteren Compliance-Maßnahmen werden auch für die „kleineren“ städtischen Unternehmen als umsetzbar angesehen.

Des Weiteren wurde aufgrund der Hinweise auf die Vorgabe eines detaillierten Aufgabenkatalogs für die/den Compliance-Beauftragte/n verzichtet, da die Aufgaben sich mitunter mit den Aufgaben anderer Stellen - etwa der/dem Antikorruptionsbeauftragten, der/dem Datenschutzbeauftragten, der Internen Revision, etc. - überschnitten. Es wurde die Möglichkeit eingeräumt, dass zur/zum Compliance-Beauftragten durch Erweiterung des Aufgabengebietes auch die Person benannt werden kann, die die Stelle/Aufgabe der/des Antikorruptionsbeauftragten inne hat. Insgesamt ermöglicht dies den Holdinggesellschaften, den eigenen Risiken und der Betriebsorganisation angepasste Regelungen (u. a. personelle und thematische Abgrenzung) zu treffen.

Compliance ist und bleibt Aufgabe der Geschäftsführung, auch wenn eine entsprechende Compliance-Organisation eingerichtet ist.

Der Compliance-Richtlinienentwurf ist als Anlage 3 dieser Beschlussvorlage beigefügt.

Es ergeben sich keine direkten finanziellen Auswirkungen auf den Haushalt der Landeshauptstadt Potsdam.

Ggf. könnten für die städtischen Unternehmen im Rahmen der organisatorischen Umsetzung der Vorgaben zusätzliche Aufwendungen entstehen.